Charlotte De Muynck: "Internet is de afgelopen jaren steeds meer een prominente rol gaan spelen in het dagelijks leven. Ook in de bemiddelingspraktijk zien we dat steeds meer gebruik wordt gemaakt van online bemiddeling of e-mediation. In tijden van crisis, moet snel geschakeld kunnen worden. De conflicten en problemen nemen toe, terwijl de rechtbanken tijdens de corona-periode slechts op halve kracht konden draaien. Het wordt dan ook des te belangrijk om alternatieven te kunnen bieden bij conflictbehandeling. Eén van die alternatieven is bemiddeling."

NDA-docente Charlotte De Muynck schreef deze partner-blog voor het Instituut voor Bedrijfsjuristen (IBJ):

1. EEN PALET AAN KEUZE

Wanneer partijen geconfronteerd worden met een conflict, hebben zij een palet aan conflictoplossingsmethodes waaronder onderhandelingen, bemiddeling, arbitrage en rechtbanken.

Elke methode heeft zijn voor-en nadelen, afhankelijk van de relatie tussen partijen, de tijd waarbinnen een oplossing dient te worden gevonden, de wil van partijen om zelf de oplossing in de hand te hebben, de kosten die partijen (willen) dragen en het eindresultaat dat partijen beogen (o.a. uitvoerbare titel? Eigen oplossing? Snelle oplossing?).

2. WAT BIEDT BEMIDDELING ALS MEERWAARDE BOVEN EEN ONDERHANDELING?

Vooreerst wordt het traject van de bemiddeling begeleid door een neutrale derde, de bemiddelaar. De bemiddelaar organiseert de vergaderingen, heeft aandacht voor respectvolle communicatie tussen partijen, structureert het traject, zorgt dat alle belangen op tafel komen en dat de overeengekomen actiepunten worden opgevolgd. Deze professionele neutrale derde is er niet in het kader van een onderhandeling.

Een bemiddeling kan in minnelijk overleg tussen partijen worden overeengekomen, maar kan ook worden opgelegd door de rechtbank. In tegenstelling tot een onderhandeling, kan een rechter een bemiddeling bevelen op verzoek van één partij of op eigen initiatief van de rechtbank, ook als niet alle partijen hiermee akkoord zijn. Het idee is om partijen rond de tafel te krijgen. Partijen kunnen niet worden verplicht een bemiddelde oplossing te vinden als zij dit niet willen; bemiddeling is een vrijwillig proces.

Belangrijk is ook dat bemiddeling uit zijn aard een vertrouwelijk karakter heeft, dat enkel kan worden opgeheven met schriftelijk akkoord van de partijen, ofwel: ‘what happens in the mediation, stays in the mediation’. Onderhandelingen kunnen ook vertrouwelijk zijn, doch niet uit hun aard en enkel indien dit expliciet wordt overeengekomen tussen partijen.

De grote troef van bemiddeling bestaat er echter in dat indien partijen tot een akkoord komen, dit akkoord kan worden gehomologeerd door de rechtbank tot een uitvoerbare titel. Bemiddeling is op die manier een van de meest efficiënte manieren om tot een door partijen gedragen (en afdwingbare) oplossing te komen.

3. E-MEDIATION: AANDACHTSPUNTEN

Bemiddeling krijgt meer en meer het vertrouwen van de bedrijfswereld als volwaardig alternatief van geschillenoplossing. Dit komt onder meer door de professionalisering van het beroep van erkend bemiddelaar maar ook door de flexibiliteit die bemiddeling biedt in tijden van crisis (bvb. corona). Door het gebrek aan formalisme en de enorme flexibiliteit, zorgt bemiddeling ervoor dat kort op de bal kan worden gespeeld. Zo kunnen partijen snel inspelen op conflicten die een dringende oplossing vragen en houden zij deze oplossing zelf in de hand.

Bemiddeling kan zowel fysiek als digitaal worden georganiseerd en 24/7. Partijen bepalen hierbij zelf, in overleg met de bemiddelaar, waar en wanneer ze wensen te onderhandelen en of zij fysiek wensen te vergaderen dan wel digitaal. Partijen zoeken zélf naar een (pragmatische) oplossing en bepalen ook zelf hoe snel die oplossing er komt. Door snel te kunnen schakelen, worden tijd en kosten bespaard en kan verdere escalatie van het conflict worden vermeden.

Online bemiddeling heeft voor- en nadelen ten opzichte van offline bemiddeling maar het is vooral iets anders. Men kan ook perfect on- en offline bemiddeling combineren, waarbij een deel van de bemiddeling face-to-face verloopt en een deel via het internet.

Voordelen van e-mediation

1) Flexibiliteit

Dankzij het digitaal bemiddelen kan een bemiddeling worden georganiseerd waar en wanneer partijen het willen. Partijen bepalen zo zelf het tempo van het bemiddelingstraject. Als de nood hoog is, kan de bemiddelaar snel interveniëren van op afstand.

Digitaal bemiddelen kan ook plaatsvinden vanuit een vertrouwde, veilige omgeving zonder fysieke confrontatie. Dit kan ervoor zorgen dat conflicterende partijen makkelijker vrijuit durven praten.

Het biedt ook de mogelijkheid om in te spelen op last minute wijzigingen (bvb. een coronabesmetting bij één van de partijen belet een fysieke samenkomst, doch geen digitale samenkomst).

2) Efficiëntie

Een videovergadering is zeer efficiënt aangezien er geen formalisme is waar men rekening mee dient te houden (bvb. geen oproepingsbrieven of zittingsdata zoals bij de rechtbank). Partijen hoeven zich ook niet te verplaatsen en winnen tijd.

Dankzij digitaal bemiddelen wordt het ook een stuk makkelijker om derden bij de bemiddeling te betrekken of om te bemiddelen met buitenlandse partijen.

3) Caucus

Digitale vergaderingen (via Teams of Zoom of andere) lenen zich ook voor vertrouwelijk overleg tijdens de bemiddeling (caucus). Zo kunnen digitale break-out rooms worden aangemaakt die partijen toelaten een apart vertrouwelijk gesprek te hebben hetzij met de bemiddelaar hetzij binnen hun onderhandelingsteam.

Caveats bij e-mediation

1) Professionaliteit

Om een digitale bemiddeling vlot te laten verlopen, is het belangrijk dat zowel de bemiddelaar als de partijen voldoende vertrouwd zijn met het medium (bvb. Teams of Zoom), zodat zij vlot informatie kunnen delen (bvb door hun scherm te delen) of vertrouwelijk kunnen overleggen (in break-out rooms). Als men niet voldoende vertrouwd is met het digitale forum, verliest men de focus op de inhoud van het gesprek.

2) Behoud controle over de partijen

Als bemiddelaar is het bij digitale bemiddelingen minder evident om – op afstand – controle te houden over de partijen en de communicatie. E-communicatie heeft een andere dynamiek dan face-to-face communicatie. Een vaak voorkomend probleem bij e-mediation bestaat erin dat meerdere personen samen in één ruimte zitten om in te bellen voor de digitale vergadering en tijdens de bemiddeling onderling overleggen op “mute”. Dit is zeer storend voor de partij die aan het woord is en kan voor hem/haar overkomen als een gebrek aan respect. Om dit te vermijden, kan het in sommige gevallen aangewezen zijn als bemiddelaar om partijen te vragen om elk apart in te loggen met hun eigen computer (en/of dit principe te voorzien in het bemiddelingsprotocol).

3) Technische problemen

Ervaring leert dat online vergaderen ook technische uitdagingen kan meebrengen (bvb. scherm dat bevriest, internetverbinding die wegvalt, e.a.). Het uitzetten van de camera en/of het afsluiten van openstaande computerprogramma’s (bvb. outlook) bieden hier soms een oplossing.

4) Bewaak de vertrouwelijkheid

Bij een digitale bemiddeling is het voor de bemiddelaar niet evident om te weten wie zich allemaal “achter de schermen” bevindt. Zo kan het zijn dat één persoon in beeld is, maar zich in de kamer van de partij nog andere personen bevinden die meeluisteren. Dit kan zeer delicaat zijn voor de vertrouwelijkheid van de bemiddeling. In het bemiddelingsprotocol wordt dan ook best voorzien dat partijen de vertrouwelijkheid garanderen en elke deelnemer hiervoor verantwoordelijk is.

De digitalisering van het dagelijkse leven blijft niet zonder gevolgen voor de manier van conflictbehandeling. Lang bestond het idee dat online communicatie inferieur was aan face-to-face communicatie, doordat er een andere dynamiek heerst en er minder non-verbale signalen worden doorgegeven. Thans blijkt dat dit idee voorbarig was en face-to-face communicatie niet altijd beter is. Online bemiddeling kan een zeer dankbare tool zijn en leiden tot een snelle en efficiënte aanpak in een veilige omgeving, doch is het belangrijk dat men ook oog heeft voor de valkuilen en deze waar mogelijk anticipeert.